Toplanti, 22 Mart 2012 Persembe günü saat 14.00’te üniversitenin rektörlük binasinda gerçeklestirdi. Rektör Yardimcisi Prof. Dr. Mehmet Karatas’in organizasyon yönetimini yapacagi ilk toplantiya, Rektör Yardimcisi Prof. Dr. Kemal Esengün baskanlik yapti. Toplantiya üniversite bünyesindeki ilgili daire baskanliklarinin ve akademik birimlerin temsilcileri, ögrenci konseyi baskani ve ögrenci topluluklari temsilcisi katildi.

Toplantida, yapilacak bahar söleninin konser odakli faaliyetlerden çikarilarak konferans, sergi, tiyatro, müzik yarismasi gibi sosyal ve kültürel etkinlikleri kapsayacak sekilde organize edilmesi planlandi. Ayrica en iyi etkinligi gerçeklestirecek ögrencilerin ödüllendirilmesi konusunda görüs birligine varildi. Toplantida, ögrencilerin aktif katiliminin gerekliligine dikkat çekildi.

19 Nisan 2012 tarihinde akademik ve idari birim temsilcileri tekrar bir araya gelecek. Bu süre içinde birimler, hangi faaliyetleri yapacaklarina iliskin çalismalarini degerlendirecek.